Tournois, déplacements et nuitées : organiser un déplacement sûr avec des jeunes

Par Géraldine Heinen28 août 20267 min de lecture

Les rencontres sportives et les tournois à l'extérieur doivent être des activités sécurisées et divertissantes pour les jeunes. Un déplacement avec nuitée est souvent l'un des plus beaux souvenirs d'une saison, et aussi l'un des moments où le club est le plus exposé : nouveaux lieux, chambres partagées, temps libre, fatigue. Ce guide aide les clubs à mettre en œuvre des mesures de prévention adéquates et à faciliter la planification et l'organisation des déplacements. La majorité de ces préparatifs peut se faire au début de la saison, au moment de la programmation des différents événements. Il complète notre boîte à outils en 5 étapes, dont il détaille les directives « planification des déplacements et tournois ».

1. En début de saison : poser le cadre avec les parents et les jeunes

Organisez une réunion avec les parents ou les tuteurs au début de la saison pour détailler votre politique de prévention en faveur des enfants et les mesures qui en découlent, présenter votre personnel encadrant et passer en revue le code de bonne conduite. C'est aussi l'occasion idéale pour discuter des modalités de déplacement lors des rencontres sportives et tournois à l'extérieur et faire signer aux parents ou tuteurs les autorisations parentales nécessaires.

Organisez une réunion avec les enfants pour les mêmes raisons. Un jeune qui a entendu les règles, qui connaît les encadrants et qui sait à qui s'adresser vit le déplacement avec beaucoup plus de sérénité.

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2. Avant de partir : la checklist

Cinq points à ne pas oublier :

• Autorisations parentales : veillez à ce qu'elles soient signées et conservées en lieu sûr. Une autorisation reprend au minimum l'identité de l'enfant, les dates et le lieu du déplacement, les coordonnées d'urgence des parents ou tuteurs et leur accord explicite.
• Au moins un adulte du même sexe que les enfants est présent lorsque vous travaillez avec des groupes d'enfants (et un adulte de chaque sexe pour les groupes mixtes).
• Des assurances adéquates couvrent le déplacement, le transport et l'hébergement.
• Toutes les personnes effectuant le déplacement ont signé le code de bonne conduite, les adultes comme les moins de 18 ans.
• Les enfants savent qui contacter en cas de problème.

Et quatre éléments d'organisation essentiels :

• Préparez un programme avec les dates et heures de départ et de retour.
• Organisez une réunion avec les parents ou tuteurs et les enfants, présentez-leur le programme du déplacement, puis répondez à leurs questions.
• Identifiez une personne du club qui ne fait pas le déplacement comme point de contact. Elle dispose d'une liste de toutes les personnes participant au déplacement avec leurs coordonnées.
• Indiquez clairement qui est la personne responsable de la prévention pour le déplacement, veillez à ce qu'elle soit apte à remplir ces fonctions, et à ce que toutes les personnes du groupe sachent qui elle est et quel est son rôle.

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3. Les règles du déplacement et la répartition des chambres

Avant de partir, fixez les règles du déplacement avec les enfants et expliquez les sanctions en cas de non-respect. Les jeunes signent le code de bonne conduite des enfants.

Décidez de la répartition des chambres avant de partir, et veillez à bien répartir les chambres des encadrants. Par exemple, si le groupe est réparti sur trois étages, il doit y avoir au moins une chambre d'adulte par étage. Dans l'idéal, l'ensemble du groupe se trouve au même étage. Les plus de 18 ans ne dorment jamais dans la même chambre que des moins de 18 ans. Cette règle vaut aussi pour les jeunes majeurs du groupe et pour les accompagnateurs bénévoles, y compris les parents.

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4. À l'arrivée

• Veillez à ce que personne n'ait accès à de l'alcool ou à de la drogue dans les chambres ou à tout autre moment.
• Veillez à ce que les films proposés soient appropriés et que les chaînes pour adultes ne soient pas disponibles dans les chambres des enfants.
• Veillez à ce que tout le monde sache où se trouvent les sorties de secours et connaisse les procédures d'urgence.
• Organisez une réunion de groupe pour présenter le programme et les règles. Veillez à ce que les enfants aient toujours leur pièce d'identité sur eux.

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5. Pendant le déplacement et au retour

Pendant le déplacement, organisez chaque jour une courte réunion de groupe et une réunion des encadrants. Elles n'ont pas besoin de durer longtemps : elles sont simplement l'occasion de discuter des problèmes potentiels et de les résoudre avant qu'ils ne prennent de l'ampleur.

À votre retour, demandez aux enfants et aux encadrants ce qui leur a plu et ce qu'ils aimeraient changer. Ces retours vous aideront pour les préparatifs de l'année suivante, et ils nourrissent directement la démarche de suivi et d'évaluation de votre club.

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6. Les responsabilités des encadrants en déplacement

Les collaborateurs et bénévoles qui accompagnent un déplacement assurent la sécurité et le bien-être des enfants. Concrètement, ils :

• effectuent une évaluation des risques avant le déplacement, notamment en matière de transport et d'hébergement ;
• arrivent au lieu de départ bien avant les enfants, de sorte que ceux-ci n'attendent jamais seuls ;
• décident d'un point de rendez-vous général avant de prendre le moyen de transport (bus, avion, train) ;
• veillent à ce que les enfants disposent du nom et des coordonnées du responsable de la prévention ou des accompagnateurs autorisés qui font le déplacement avec eux ;
• familiarisent le groupe avec les sorties de secours et fixent un lieu de rendez-vous en cas d'incendie, y compris sur le site où se déroulent les rencontres ;
• si un enfant doit rester à l'hôtel parce qu'il est blessé ou malade, s'organisent pour que deux encadrants restent s'occuper de lui ;
• si un enfant tombe malade ou se blesse gravement et doit rester sur place une fois le tournoi terminé, restent idéalement à deux avec lui ; les encadrants ont le devoir de veiller à ce que l'enfant rentre chez lui en toute sécurité ;
• lorsque du temps libre est accordé, font en sorte que les encadrants et les jeunes effectuent les visites ou les activités de loisirs ensemble ;
• veillent à ce que tous les jeunes participent aux excursions de groupe, de sorte qu'aucun enfant ne reste seul à l'hébergement, et prévoient un point de rendez-vous au cas où l'un d'eux serait séparé du groupe ;
• ont accès à un téléphone portable et restent joignables 24 h/24 ; ils disposent d'une liste complète des noms et coordonnées des parents et tuteurs, et inversement, en cas d'urgence ;
• ont mis en place une politique relative aux enfants portés disparus dont tout le monde a pris connaissance.

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7. La politique relative aux enfants portés disparus

C'est le scénario que personne ne veut vivre, et c'est précisément pour cela qu'il doit être écrit avant le départ. Une politique relative aux enfants portés disparus décrit, en une page, ce que chacun fait dès qu'un jeune manque à l'appel : qui vérifie les lieux évidents (chambre, sanitaires, point de rendez-vous) et pendant combien de temps, qui prend en charge le reste du groupe pour qu'il reste encadré, qui prévient le point de contact du club resté au pays, à quel moment et par qui les parents sont informés, et à partir de quand la police ou les services de secours locaux sont contactés. Elle reprend les points de rendez-vous fixés à l'arrivée et la liste des coordonnées. Chaque encadrant l'a lue avant le départ, et les jeunes savent ce qu'ils doivent faire s'ils se retrouvent séparés du groupe : rester où ils sont, rejoindre le point de rendez-vous ou appeler le numéro qu'ils ont sur eux.

Un club qui a préparé tout cela n'a pas rendu ses déplacements plus lourds : il les a rendus plus sereins, pour les jeunes, pour les parents et pour les encadrants. Pour vérifier où en est votre club sur ce point et sur les autres situations à risque, notre auto-diagnostic gratuit y consacre une partie de sa section « soutien et ressources ».

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